Bu iki terimin anlamı, ilk e-posta kullanmaya başladığımızda herkes tarafından anlaşılmış olabilir, ancak bugün oldukça antikalar. Hem CC hem de BCC, aynı e-postanın kopyalarını birden fazla alıcıya gönderme yoludur. CC “Karbon Kopyası”, BCC “Kör Karbon Kopyası” anlamına gelir. İkisi arasındaki fark, her bir alıcının CC alanına eklediğiniz adresleri görebilmesidir, BCC alanında ise hiçbiri görünmez.
Ayrıca En İyi Ücretsiz E-posta Servis Sağlayıcıları makalemize bakın.
Üç Alıcı Alanı
İnsanların e-posta adreslerini bu alanlardan birine eklemek de aynı derecede kolaydır. Ancak, her zaman belirli bir e-postayı kimin alması gerektiğini ve nasıl yapacağınızı düşünmelisiniz. Bu, ilişkileriniz, çalıştığınız organizasyon, kültürü ve yeri gibi şeylere bağlıdır.
İnsanlar bu alanları sıklıkla uygunsuz kullanırlar. Bu, bir e-postanın amacını, onu alanlara daha az kapsamlı hale getirir. Ancak, bunları doğru kullanırsanız, alıcılarınızın e-postanızı okumanın önceliklerinin arasında olup olmayacağını bilmelerine yardımcı olabilir.
Adresleri aşağıdaki üç alana yazabilirsiniz:
Kime - Bu alandaki alıcılar mesajın ana kitlesidir.
CC - Bu alıcılar mesajın bir kopyasını alacaklar, bu yüzden neredeyse Kime alanına kişi eklemekle aynı.
BCC - Gönderen, yapılan iletişim hakkında diğer kişileri gizlice bilgilendirebilir. Katılan başka hiç kimse adreslerini görmeyecek.
İnsanlar ayrıca, başkalarını delice uzun bir adres listesiyle karıştırmak istemedikleri zaman da BCC kullanırlar. Üstelik, alıcıların mutlaka birbirini tanımaması gerektiği zaman iyi bir seçenek. Ayrıca ne CC ne de BCC’nin diğer alıcıların cevaplarını görmeyeceğini not etmek de önemlidir.
To Field Nasıl Kullanılır?
Sekiz kişiye ulaşmak istiyorsanız, Kime alanına bir tane adres, Bİ alanına kalan yedi adresi girebilirsiniz. Ancak bunların sekizini de Kime alanına yerleştirebilirsiniz. Hepsi aynı e-postayı alacaklarından, bu fark yaratmaz. Diğer alıcıları da görebilecekler.
Ancak, uygun bir e-posta görgü kuralları uygulamak, işler biraz farklıdır. Bu durumda, yalnızca iletinizden doğrudan etkilenen alıcıları eklemelisiniz. Öyleyse, belirli bireylerden bir tür harekete geçmelerini istemek istiyorsanız, onları Kime alanına koyun. Girdiğiniz adresin adları, e-postanın başında yer almalıdır. “Sevgili Andrea, Samantha ve John” gibi basit bir şey yeterli olmalı.
Kısacası, harekete geçmek için istekte bulunanları hedeflemek için Kime alanını kullanın.
CC Alanını Kullanma
CC alanına adres yerleştirirken, oluşturduğunuz liste tüm alıcılar tarafından görülebilir. BİDB alanının ana işlevi, diğer alıcılara bu özel iletişimin gerçekleştiğini bilmelerini sağlamaktır. Bir adres içeren bu alan “sadece bilgi amaçlı” demek gibidir. Bu durumda, alıcılardan yalnızca “bilmesi iyi” bir yanıt beklemelisiniz.
Ek olarak, insanlar CC'yi “Nezaket Kopyası” olarak adlandırırlar.
BCC Alanını Kullanma
BCC alanına girdiğiniz adres kimse To ve CC alanlarından hiçbir alıcı tarafından görülmeyecektir. Birinin e-postanın içeriğini görmesini ancak eyleme geçmemesini istiyorsanız, adreslerini BCC'ye ekleyin. Aynı bilgiyi aynı anda bir grup insanla paylaşmak istediğinizde ancak başkalarının bu bilgileri almasını istemediklerinde kullanmak iyi bir seçenektir.
BCC alanı ayrıca hassas durumlarda veya tartışmalarda çok kullanışlıdır. Alıcının haberi olmadan başkasının dinlemesine izin vermenin gizli bir yoludur. Örneğin, bir müşteri geri ödeme istediğinde yöneticinizin adresini BCC alanına ekleyebilirsiniz.
Reply All Button Nasıl Kullanılır?
Bir e-postanın alıcısıysanız ve göndereni yanıtlamak istiyorsanız, iki seçeneğiniz vardır - Cevapla ve Tümünü Yanıtla. Yanıtla düğmesi, gönderene doğrudan yanıt vermenize olanak sağlar, böylece başka hiçbir alıcı mesajınızı göremez. Yanıtınızı, adresleri Kime ve Bilgi alanlarındaki tüm alıcılara otomatik olarak gönderen Tümünü Yanıtla düğmesi de vardır.
Her ne kadar uygun olsa da, Tümünü Yanıtla düğmesi her zaman iyi bir seçenek değildir. Bunu yalnızca tüm alıcıların mesajınızı alması önemli olduğunda kullanmalısınız.
Çoğu kullanıcı farkında olmadan bu düğmeye tıklar veya dokunur. Cevabınızla ilgilenmeyen alıcılar için oldukça can sıkıcı olabilir. Bu butona yanlışlıkla tıklamak, özellikle kişisel bilgileri gönderenle paylaşıyorsanız ve diğer katılımcıların okumasını istemiyorsanız, çok garip olabilir. Bu işlevi nasıl kullandığınıza dikkat etmek, katılan herkes için çok fazla hayal kırıklığı yaratabilir.
Tümünü Yanıtla düğmesini yalnızca orijinal yazarın ve alıcı listesindeki herkesin yanıtınızı görmesi kesinlikle gerekli olduğunda kullanın. İş projeleriyle ilgili grup tartışmaları buna güzel bir örnektir.
Aşağıdaki durumlarda Tümünü Yanıtla seçeneğini kullanmayın:
- Yanıtınızı görmesi gerekmeyen en az bir alıcı var
- Mesajınız “Tamam” veya “Teşekkürler!” Gibi çok basit bir şey.
Akılda Tutulması Gerekenler
Her zaman kime e-posta gönderdiğinizi ve nedenini takip etmeyi unutmayın. Kime, CC ve BCC alanlarını dikkatlice kullanın; e-posta görgü kurallarınız büyük ölçüde iyileşecektir.
Muhatap olup olmadığınızı (Kime) veya bir karbon kopya alıp almadığınızı (CC) takip etmelisiniz. Bu şekilde, e-postanın acil ilgi gösterip gerektirmediğine karar verebilirsiniz.
E-postalara cevap verirken, standart bir cevap göndermek ve fazladan alıcıları manuel olarak eklemek her zaman en iyisidir. Kolaylaştırmak için adreslerini orijinal e-postadan da kopyalayabilirsiniz. Ancak, her durumda, “Gönder” e basmadan önce alıcı listesini iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.
