BCCing, e-postaları takip etmek için çok yararlı bir şeydir. Gelen kutunuza gönderdiğiniz bir e-postayı tercih ediyorsanız, genellikle onları takip etmek amacıyla, kendi e-posta adresinizi BCC olarak eklemek doğru seçimdir. Ancak, insanlar önemli bir e-posta gönderirken genellikle bunu gözden kaçırıyorlar ve bu da takip etmeyi unutabilmelerini sağlıyor. Bu kolayca hat üzerinde sorunlara yol açabilir.
Neyse ki, bir e-posta gönderdiğinizde otomatik olarak BCC'yi otomatik olarak almanın bir yolu vardır; bu, her e-postayı takip ettiğinizden emin olmanın kesin yoludur. Bununla birlikte, otomatik BCCing'i etkinleştirmek gerçekten kolay değildir. Outlook'ta bir kural oluşturmayı içerir.
Kuralları ve Uyarıları Yönet
Auto BCC ve CC, Outlook'ta büyük bir şeydir. Bunu başarmak için tarayıcı tabanlı e-posta hesabınız için yeni bir eklenti indirmeniz gerekecek olsa da, Microsoft Outlook bir kural oluşturmanıza olanak sağlar. Kurallar özelliği, ekranın üst orta kısmındaki Kuralları ve Uyarıları Yönet menü seçeneğinin altında, Giriş sekmesinde, Kurallar simgesinin altında bulunur.
Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıkladığınızda, size yeni bir kural oluşturma seçeneği sunan yeni bir pencere görürsünüz. Bu pencerenin sol üst köşesindeki Yeni Kural'a tıklayın. 3 kategori göreceksiniz: Düzenli Kalın, Güncel Kalın ve Boş Kurallardan Başlayın . Başlat altında boş bir kural kategorisinden gönderdiğim iletilerde Kural uygula'yı seçin.
Koşullar
Kural Sihirbazı penceresinde, size hangi e-postaların size BCC olarak gönderileceğini seçebilirsiniz. Örneğin , konu seçeneklerinde belirli kelimeleri kontrol ederek , bahsettiğiniz belirli kelimelere sahip e-postalar için otomatik BCC kuralını oluşturursunuz.
E-postayı gönderen siz olduğunuz için, bu akıllı seçeneği e-postalarınızı otomatik olarak sıralamak için kullanabilirsiniz. “Takip” kelimesini belirli kelimelerin listesine ekleyebilir ve bu kelimeyle takip edilmesi gereken e-postaları işaretleyebilirsiniz.
E-postalarınız için ayarlayabileceğiniz başka birçok ilginç koşul vardır. Gönderdiğiniz tüm postaların gelen kutunuzda BCC olarak saklanmasını istiyorsanız, listelenen kutuları işaretlemeden İleri'yi tıklamanız yeterlidir.
İstisnalar
İstisnalar, buradaki Şartların tam tersidir. Muhtemelen tahmin ettiğiniz gibi, kendinizi BCC olarak dahil etmek istemediğiniz durumları ana hatlarıyla belirtirsiniz. Aynı örneği yukarıdan takip edebilir ve konu bir istisna eklemek için belirli kelimeler seçeneği içeriyorsa istisna kullanabilirsiniz. Bu örnekte, “takip etmeme” komutunu kullanabilirsiniz, ancak takip sözcükleri zaten koşullarınızın bir parçası olduğundan bu karışıklık ve hatta bir hata oluşturabilir.
Belki bir kişiye veya genel gruba gönderilenler dışında veya herhangi bir kategori istisnasına atanmamış olanlar hariç daha iyi durumdasınız.
Eylemler
Burası, bu kuralın uyguladığı eylemleri “programladığınız” yerdir. Yani, şartlarını belirlediğiniz e-postalara ne olacağını seçtiğiniz yer burasıdır. Kendiniz tarafından gönderilen bir e-postanın gelen kutunuzda sona erdiğinden emin olmak istiyorsunuz, ancak ne yazık ki burada doğrudan bir BCC komut otomasyonu bulunmuyor. Bu, bir BCC'yi taklit edemeyeceğiniz anlamına gelmez.
Her şeyden önce, Kural Sihirbazı'nın Eylemler adımında mesajı kişiye veya herkese açık gruba gönder seçeneğini belirleyin . Şimdi, kişileri veya genel grubu tıklayın ve e-posta adresinizi girin. Bu, gönderdiğiniz e-postanın ayarlanan koşulları sağladığından emin olmanızı sağlar. E-posta adresinizin gönderdiğiniz e-postalarda genel olarak görünmesini istemiyorsanız, ilk adımda bir kopyasını belirtilen klasöre taşı seçeneğini işaretleyin, Belirtilen Klasör bağlantısını tıklayın ve gelen kutunuzu seçin.
Gelen Kutunuzdaki BCC
İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde kendi postalarınızı düzeltmek, çalışmalarınızda size büyük bir avantaj sağlayacaktır. Gelen kutunuzun düzgün bir şekilde sıralandığından ve her iş kolunda iyi bir organizasyonun yapıldığından emin olmanızı sağlayacaktır. Tabii ki, Outlook'un Kural Sihirbazı sadece otomatik bir BCC kurmaktan daha fazla kullanım senaryosuna sahiptir. Ancak, işleri dikkatlice planlayın ve istisnaların ve koşulların çakışmadığından ve doğru e-posta türlerini kapsadığından emin olunması esastır.
İyi hazırlanmış otomatik BCC kuralları, gelen kutunuzu sıralamada size çok yardımcı olabilir. Ancak, bunu kötü yaparsanız, gelen kutunuzu su basabilir, oluşturabilir ve çözmek için belirlediğinizden daha da büyük bir sorun yaratabilirsiniz.
Outlook'ta otomatik BCC kullanıyor musunuz? Nasıl ayarladın? Hangi istisnaları ve koşulları kullanıyorsunuz ve başka hangi kuralları oluşturdunuz?
