Bir çalışma ortamında, verimliliği korumak için düzenli bir gelen kutusu tutmanız şarttır. Dağınık bir gelen kutusu, özellikle eski e-postaların dağlarını kaydırmak zorunda kalmayacağınız zaman, artık ihtiyaç duymayacağınız çok büyük bir acıyı kanıtlayabilir. Bir zamanlar, bu eski e-postalar bir amaca hizmet etmiş olabilir, ancak o zamandan beri belirli bir e-posta ararken ek engellere dönüşmüş olabilir.
Ayrıca Gmail Takma Ad Nasıl Oluşturulur makalemize bakın
“Gelen kutum bir felaket. İki yıldan daha uzun bir süre önce e-postalarım var. Bunu gerçekten benimsemeye ihtiyacım var. ”
Çok fazla zaman tüketiminden kaçınmak için, eski e-postalarınızın tümünü el ile silmeyi denemeyi tavsiye etmem. Bunun yerine, filtrelerin yardımı sayesinde, bu e-postalardan çok daha hızlı bir şekilde kurtulabilirsiniz. Bir filtre oluşturarak, eski mesajları belirli bir zaman dilimine göre silebilirsiniz. Filtreleri kullanırken görebildiğim tek sorun, yalnızca yeni alınan mesajlar için geçerli olmalarıdır. Yığının ikinci kez gerçekleşmemesini sağlamak için gelecekte filtreler uygulayabilirsiniz, peki şimdi gelen kutunuzu dolduran e-postalardan ne haber?
Daha Eski Gmail E-postalarını Otomatik Sil
Kendinizi daha eskilerden kurtarmaya başladığınızda, Gmail gelen kutunuzu rahatsız eden artık gerekli olan e-postalara dalmanız gereken birkaç şey var. Filtrelerinizi nasıl ayarlayacağınızı, ileride kullanmak üzere uygulayacağımı ve Gmail eklentisi Email Studio'yu kullanarak mevcut tüm eski e-postalardan nasıl kurtulacağımı gözden geçireceğim.
Filtrelerinizi Ayarlama
İlk önce, filtrelerinizi ayarlayalım.
Başlamak:
- Gerekli e-posta adresleriyle Gmail hesabınıza giriş yapın.
- Cog / Gear simgesini bulun. Bu, Gmail Ayarları menüsüdür ve pencerenin sağ üst köşesinde bulunur. Bu ikona tıklayın ve açılır menüden Ayarlar'ı seçin.
- “Filtreler” sekmesine tıklayın ve ardından Yeni filtre oluştur üzerine tıklayın.
- “Kelimeler var” giriş kutusuna aşağıdakini yazın - older_than: x burada “x”, silmek istediğiniz mesajların zaman çerçevesidir. Bu bir harf ve ardından bir sayı olacak. Takip eden harfler zaman dilimi ile ilgili olacaktır. Günler boyunca “d”, haftalar için “w” ve aylar için “m” kullanmanız gerekir. Bir örnek, üç günden daha eski olan e-postaları silmek isterseniz eski_than: 3d olacaktır.
- Ardından, Bu arama ile filtre oluştur düğmesini tıklayın.
- “Sil” ve “Aynı zamanda filtreyi uygula” etiketli kutuları üzerlerine tıklayarak bir onay işaretiyle doldurun.
- Son olarak, daha önce belirlediğiniz tarihe göre tüm gelen e-postalarınıza tanık olmak için Filtre oluştur seçeneğini tıklayın ve gelen kutunuzdan çöp kutusu klasörünüze taşıyın.
Mesajlar Gmail’de silindiğinde, anında yok olurlar. Bunun yerine, onları Çöp Kutusu klasöründe bulabilirsiniz. Bu, bu e-postaların hala toplam veri kapasitenize göre sayılacağı anlamına gelir. Bunları tamamen kaldırmak için Gmail’in 30 gün sonra otomatik olarak silmelerini bekleyebilir veya hepsini şimdi kendiniz silebilirsiniz. İkincisi gerçekleştirmek için, Çöp Kutusu klasörüne tıklayın ve ardından Şimdi Boş Çöp Kutusu bağlantısına tıklayın.
Gelecek Silme İçin Filtre (Yeniden uygulama)
Bu makalenin başlığı otomatik silme ile ilgilidir. Ne yazık ki, filtreler otomatik olarak tetiklenemez. Geri dönmeniz ve filtreyi geçerli gelen kutunuza bir kez daha uygulamanız gerekir.
Bir filtreyi yeniden uygulamak için:
- Gmail penceresinin sağ üst kısmındaki Cog / Gear simgesini tıklatarak ve açılır listeden Ayarlar'ı seçerek Ayarlar'ınıza geri dönün.
- “Filtreler” sekmesine tıklayın.
- Daha önce bir filtre oluşturduğunuzdan, şimdi o filtrenin yanında bulunan Düzenle'yi tıklayabilirsiniz. Daha önce birden çok filtre oluşturduysanız, istediğiniz filtreyi kolayca bulabilirsiniz; her bir filtre için kriterler görüntülenecektir.
- Arama kriterlerinizle görünen bölümde Devam'ı tıklayın. Orijinal filtreyi ayarladığınızda görüntülenen ekrana benzer bir ekran olacaktır.
- Bir kez daha “Filtreyi de uygula” öğesinin yanındaki kutuya bir onay işareti uygulayın.
- Bu kez, filtreyi etkinleştirmek için Filtreyi güncelle seçeneğini tıklayın. Belirtilen zaman diliminde ayarlanmış olan eski e-postalarınızın tümü artık Çöp Kutusu klasörüne gönderilecektir.
Email Studio
Email Studio, tüm eski e-postalarınızı belirli bir göndericiden veya belirli bir klasörde bulunanlardan otomatik olarak silen şık bir özellik ile birlikte gelir. Yerleşik Otomatik Temizleme özelliği, Gmail posta kutunuzu daha verimli bir çalışma ortamına götürecek şekilde daha düzenli tutmanıza yardımcı olur.
Email Studio ile, gelen kutunuzda üç aydan fazla olan tüm e-postalara "Okundu Olarak İşaretle" yi arşivleyebilir ve uygulayabilirsiniz. Ayrıca, iki gün sonra otomatik olarak tüm e-postaları Çöp Kutusu ve Spam klasörlerinizden kaldırmanıza olanak tanır. Ekstra bir bonus olarak, Otomatik Temizleme, e-posta adresinizi bu sinir bozucu bülten posta listelerinin herhangi birinden kolayca çıkarmanıza yardımcı olacak bir e-posta aboneliği iptal etme özelliği içerir. Eklentinin yapabileceği daha çok şey var, ancak daha önce bahsettiğimizlerin bu makale için tam olarak neye ihtiyacımız olduğunu vurguladığını hissediyorum.
Temel paket kullanmakta serbesttir ancak üründen en iyi şekilde yararlanmak için yıllık 29 dolarlık bir fiyat etiketi ile birinci sınıf bir sürüm sunulur. Yükseltme, birden fazla temizleme kuralı kümesi oluşturmanıza olanak sağlar ve bir e-posta zamanlayıcı, iletici ve otomatik yanıtlayıcı içerir.
Gmail’de Otomatik Temizlemeyi Ayarlama ve Etkinleştirme
Açıkçası, yapmanız gereken ilk şey, Email Studio eklentisini indirip yüklemek. Bu bir kez başarıldıktan sonra, Gmail e-posta iletilerinizden herhangi birini açtığınızda, Email Studio simgesini sağ kenar çubuğunun dışında görebilirsiniz.
Kullanmak için:
- Email Studio eklentisini açın ve Gmail hesabınızı kullanarak giriş yapın.
- Bir seçenek listesi göreceksiniz. Bu seçeneklerden “E-posta Temizleme” aracını seçin.
- Ardından, bir kural oluşturmak için (Kurallarda yaptığınız gibi) yeni kural ekle'yi tıklayın.
- Kural oluşturmak için iki bölüm vardır; bir koşul ve ardından bir eylem belirtmeniz gerekir. “Sebep ve sonuç” olarak düşünün. Belirlenen koşul gerçekleştiğinde eylem tetiklenir.
- Bir koşul belirlemek için Gmail’de daha yeni_than veya sahip olduğu gibi gelişmiş arama parametrelerini kullanabileceksiniz : ek veya daha büyük_than . Arşivlemek, Çöp Kutusuna göndermek veya başka bir klasöre taşımak istediğiniz Gmail e-postalarına tam eşleşmeyi bulmanıza yardımcı olmak için bunları kullanın.
- Bir kural oluşturulduktan sonra, Kaydet düğmesine tıklayın. E-posta Studio şimdi arka planda çalışacak ve bir e-postayla ilişkili koşulları karşıladığında belirtilen eylemi gerçekleştiren her saat başı bir çalışma kontrolü yapacak. Manuel olarak hiçbir şey yapmanıza gerek kalmayacak.
