Geçen gün birine Gmail’i nasıl kullanacağını gösterdiğimde bir soru soruldu ve ilk defa duymamıştım. 'Gmail’de taslakların kopyalarını nasıl oluşturabilirim ki müşterilere cevap vermeleri çok uzun sürmedi mi?' TechJunkie'deki buradaki soruları düzenli olarak cevaplamaya çalışırken, bunun birinci sınıf bir aday olduğunu düşündüm.
Ayrıca Gmail’e Göre Nasıl Sipariş Edilir?
Aslında sorulan soru, taslak kopyalarını kaydetmekten çok e-posta şablonları hakkında. Birisine, yeni işletme e-postaları için otomatik yanıtlayıcı ve etiket ayarlamayı gösteriyordum. Bütün bir e-postaların, yönetici tarafından tıkanmadan döngü içinde kalmaları için müşterilere gönderilmesini istediler. Cevap, e-posta şablonları oluşturmaktır.
Bunların kopyalarını oluşturabilir ve tercih ederseniz taslak olarak saklayabilirsiniz ancak şablonlarla daha fazlasını yapabilirsiniz.
E-posta Şablonları
E-posta şablonları, tüm küçük işletme sahiplerinin veya aynı e-posta türlerinde aynı şeyleri söylerken kendilerini bulduklarının tasarruf lütfudır. Kendi işime başladığımdan beri onları kullandım ve yıllar boyunca beni yüzlerce saat kurtardılar.
E-posta şablonları da daha profesyonel görünmenizi sağlayabilir. Daha hızlı yanıt verebilirsiniz ve basit bir 'E-postanız için teşekkür ederiz, ekibimizden biri 24 saat içinde sizinle doğrudan iletişim kuracak' bir müşterinin değerli hissetmesini sağlayabilir. Yapmanın ne kadar kolay olduğunu düşünürsek, onları kullanmanızı şiddetle tavsiye ederim.
Gmail’de e-posta şablonlarını nasıl oluştururum?
Gmail, şablonları Hazır Yanıtlar olarak çağırır ve bu özellikten yararlanmadan önce bu özelliği etkinleştirmeniz gerekir. Bir kez yaptıktan sonra istediğiniz kadar e-posta şablonu oluşturabilirsiniz.
- Gmail’i açın ve giriş yapın.
- Sol üstteki dişli menü simgesini seçin ve Ayarlar'ı seçin.
- Labs sekmesini seçin.
- Hazır yanıtları (şablonlar) Etkinleştir'e getirin.
- Sayfanın altındaki Değişiklikleri kaydet seçeneğini seçin.
Artık özellik etkinleştirilmiş şablonlar oluşturmaya başlayabiliriz. Bunu, Gmail’deki Gelen Kutusu’ndan yapıyorsunuz, o zaman bir sonraki noktaya gidelim.
- Gelen Kutunuzdan E-posta Oluştur'u seçin.
- Normalde yaptığınız gibi oluşturmak istediğiniz e-postayı oluşturun.
- E-posta penceresinin sağ altındaki gri aşağı okunu seçin.
- Hazır cevaplar ve Yeni hazır cevap seçeneğini belirleyin.
- Anlamlı bir isim verin ve kaydetmek için Tamam
Hazır yanıtınızı kaydettikten sonra taslağı güvenle silebilirsiniz.
Hazır yanıtınızı hazırlarken, kişisel dokunuşunuzu kimseyi kırmayacağınız kadar genel olmasıyla dengelemeniz gerekir. Bu, ya adlar ve e-postadan çıkma gibi şeyler bırakma ve zaman çizelgeleriyle değiştirme anlamına gelir. Veya göndermeden önce bu kişisel dokunuşları elle ekleyebilirsiniz. Sonuncusu, kişisel dokunuş kurabileceğiniz bir ilişki oluşturduğundan tercih edilir. Bu her zaman mümkün olmamakla birlikte yargınızı kullanmanız gerekir.
E-posta şablonunuzu kullanma
Artık e-posta şablonunuzu veya hazır yanıtı oluşturdunuz, kullanma zamanı. Şablonu kullanmak için ilk fırsatınızı aldığınızda, şunu yapın:
- Yanıtlamak istediğiniz e-posta içinden Cevapla'yı seçin.
- Ekranın sağ altındaki gri aşağı okunu seçin.
- Hazır cevaplar'ı ve oluşturduğunuz yanıtı seçin.
- E-postayı alakalı yapmak için kişiselleştirilmiş veriler ekleyin.
- Gönder.
Oluştur ve yeni bir e-posta oluşturarak aynı şeyi yapabilirsiniz, ancak cevap yöntemini çok daha hızlı buluyorum.
Hazır yanıtınızı bir e-posta yanıtlayıcı olarak kullanma
E-posta şablonunu bir adım daha ileri götürmek, gelen bir e-postayı otomatik yanıtlama olarak hazır bir yanıt ayarlama hakkında. Hazır yanıtınızı genel tutmak zorunda kalacaksınız, ancak siparişleri veya soruları onaylamak ve müşterinizle iyi bir ilişki kurmak için harika bir yoldur.
- Gmail’deki Ayarlar’ı açın ve Filtreler sekmesini seçin.
- Yeni Filtre Oluştur metin bağlantısını seçin.
- Filtreyi tetiklemek için bir kriter oluşturun. Bu muhtemelen size özel olacak, bu yüzden işe yarayan bir şey seçin.
- Pencerenin sağ alt köşesinde bu aramayla Filtre oluştur'u seçin.
- Hazır cevap gönder ve kullanmak istediğiniz yanıtı seçin.
- Filtre oluştur seçeneğini seçin.
Artık filtre kriterleri karşılandığında, Gmail hazır yanıtınızı otomatik olarak gönderecek. Bu, onaylamalar veya güncellemeler için idealdir ve birçok yolla tetiklenecek şekilde ayarlanabilir. Hepsini burada listelemek imkansız ama e-postalarınızda kullanabileceğiniz bir desen göreceksiniz. Örneğin, tüm e-postalar '' e-posta adresinize veya 'Sipariş' kelimesini içeren herhangi bir e-postaya gönderilir. Kaptın bu işi.
