Google Dokümanlar, modern çağda dosya ve dokümanları yönetmenin devrimci bir yoludur. Internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan gelen bilgilere erişim sağlarken farklı kullanıcılarla anında işbirliği yapmanızı sağlar.
Ayrıca Google Dokümanlardaki Tüm Dokümanları Silme makalemize bakın.
Ancak, Google Dokümanlar’da çalışırken - özellikle bu dosyaları her gün yönetiyorsanız - inanılmaz düzenli olmanız çok önemlidir. Bunu yapmazsanız, önemli verilerinizi kaybetme ve hemen bulabileceğiniz şeyleri aramada zaman kaybetme riskiniz vardır.
Google Dokümanlar’da organizasyona yardımcı olmak için klasörler kullanmak istiyorsunuz. Klasörler harika çünkü farklı konu fikirlerini bir dijital segmentte gruplamanıza yardımcı oluyorlar. Bunları işyeri, konsept, kategori ve daha fazlasına göre düzenlemek için kullanabilirsiniz. Ancak, Google Dokümanlar aslında kendi içinde klasör oluşturamaz. Bunun yerine, onları doğrudan Google Drive'da oluşturuyorsunuz - doğrudan diğer Google yazılımlarına bağlanan bir sistem. Endişelenme; süreç hala inanılmaz derecede basit.
Bu kılavuzda, Google Dokümanlar’ı düzenlemek için Google Drive’da nasıl klasör oluşturulacağını göstereceğiz.
Google Drive'da Nasıl Klasör Yapılır
Google Drive’da bir klasör oluşturmak için tercih ettiğiniz tarayıcıyı açmak isteyeceksiniz. Ardından, Google Drive'a gidin, oturum açın; önünüzdeki tüm dosya ve belgelerinize erişebileceksiniz.
Buradan, organize etmek için yeni bir belge oluşturabilir veya önceden yerleştirmeniz gereken belgeleri seçebilirsiniz.
Belge Organizasyonu
Bir Google Dokümanlar belgesindeyseniz, başlığın yanındaki klasör anahtarına gidebilirsiniz. Oradan, yeni bir klasöre adlandırma veya belgeyi varolan bir klasöre ekleme seçeneği sunulur. Varolan bir klasöre eklemek istiyorsanız, belirtilen klasöre tıklayın ve “Buraya Taşı” yı seçin; belge dijital tutma alanına yerleştirilecektir.
Doküman Dışı Organizasyon
Bildiğiniz gibi, Google Drive Google Dokümanlar, Google E-Tablolar ve Google Slaytları yönetir. Bu, bu üç bölümün tümünü organize etmenizi ve fikirleri bir araya getirmenizi sağlar.
Google Drive’dayken, ancak belirli bir belgede değilken, tüm dosyalarınızın listesinde olacaksınız. Düzenlemek için sol üst tarafa gidin ve “Yeni” düğmesini seçin. Bu aşağı açılır listeden, “Klasör” bölümüne gidin; yeni bir tane görünecektir. Klasörü adlandırın ve belgeler listenizde görünecektir.
Liste, klasörleri dosyalardan daha yükseğe yerleştirir, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun. Bu menüde, organizasyon için birkaç farklı seçeneğiniz var. Verilerinizi klasörlerin üzerine sürükleyebilirsiniz; bu veriler onları oraya yerleştirir. Veya bir dosyayı sağ tıklayıp “Taşı” seçeneğini seçebiliyorsanız, belgeyi taşıyabileceğiniz klasörlerin bir listesini sağlayacaktır.
Her ikisi de inanılmaz derecede hızlıdır ve her yol tam olarak yapmanız gerekenleri yapar: dosyalarınızı ve belgelerinizi düzenler.
Klasörleri Yönetme
Dosyalarınızı düzenledikten sonra, yeni bir toplama düzeyine girebilirsiniz: klasörleri düzenleme.
Klasörleri kopyalayıp yapıştırabilir, alt klasörlere taşıyabilir, silebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Bir klasörü yönetmek için listeye sağ tıklayın ve açılan listeden istediğiniz seçeneği seçin.
Klasörler, doküman gruplarını diğer kullanıcılarla paylaşmayı da kolaylaştırır. Her dosyayı kendi başına paylaşmak yerine, farklı belgeleri içine yerleştirmek ve başkalarının yönetmesine izin vermek için bir klasör oluşturabilirsiniz. Bu bağlantıyı paylaşarak, erişimi olan kullanıcılar gerçek zamanlı olarak yeni belgeler yükleyebilir, başkalarına erişebilir ve daha fazlasını yapabilir. Sık sık Google Drive ortak çalışanlarının ortak bir şikayeti olan bir belgenin yüklenmesini beklemeniz ve bu süreleri bekledikten sonra manuel olarak paylaşmanız gerekmez.
Dış yetenekler
Ayrıca Drive klasörlerini, iş sohbeti uygulaması, Slack veya yönetim uygulaması Airtable gibi diğer uygulamalarda da açabilirsiniz. Klasörlerin de farklı renkleri olabilir ve daha kolay erişim için onları yıldızla işaretleyebilirsiniz. Google Drive dosyalarınızı düzenleme olanakları sınırsız.
Artık Google Drive dosyalarınızı nasıl düzenleyeceğinizi bildiğinize göre, sizin için en iyi işlemi bulmak için biraz zaman harcadığınızdan emin olun. Bazı insanlar her şey için farklı klasörler isterken, diğerleri büyük grupları bu klasördeki alt klasörlere sahip bir klasöre ayırmayı tercih eder. Her iki durumda da, Google Drive’ın muhteşem organizasyon sistemi, farklı belgeler ve dosyalar aramak için zaman harcamak yerine işinizi ilerletmeye devam etmenizi sağlayacak araçlar sunar.
