Belgeleri yönetmek, SharePoint'teki en önemli şeylerden biridir. İş dünyasında, belgeler çoğu zaman evrimleşiyor. OneDrive İş'te başlayabilir ve kuruluşun Ekip Sitesinde yer alabilirler. Belgeler sık sık konumları değiştirdiğinden, SharePoint'te hareketli belgenin içeriğini ve çıkışlarını bilmek çok önemlidir.
Bunu Yapmanın Birden Çok Yolu
Hızlı Linkler
- Bunu Yapmanın Birden Çok Yolu
- 1. Dosya Gezgini
- 2. Taşı / Kopyala
- 3. İçeriği ve Yapıyı Yönetme
- 4. İçerik Düzenleyici
- 5. SharePoint Geçiş Aracı
- 6. Üçüncü Şahıs Ürünleri
- 7. Özel Çözüm
- Yönteminizi Seçin
SharePoint'te çalışan herkes, belirli bir görevi yerine getirmenin birçok yolu olduğunu bilir. Belgelerin taşınması istisna değildir. Dosya Gezgini'ni veya Geçiş Aracı'nı kullanıp kullanmamanız, taşınan belgelerin sayısı, sürüm geçmişi tutmanın önemi, meta veriler ve daha fazlası gibi bir dizi faktöre bağlıdır.
1. Dosya Gezgini
Dosya Gezgini'ni kullanarak bir belgeyi taşımak için hem hedef hem de kaynak belge kitaplıklarını açın (aynı sitenin önemi yoktur). Açılır menüden Dosya Gezgini'ni seçin. Bu, kütüphanelerin her biri için gezgin görünümünü açar. Öğeleri iki gezgin görünümü arasında taşımak için sürükle ve bırak özelliğini kullanın.
Hem kaynak hem de hedef konumlarda tanımlanmış içerik türleri varsa, hem klasörleri hem de dosyaları taşıyabilir ve içerik türlerini koruyabilirsiniz. Hem kaynak hem de hedef konumlar aynı meta veriler kullanılarak tanımlanmışsa, bu yöntem özel meta verileri de korur.
Bununla birlikte, işlem manueldir ve bir taşıma işleminden daha çok bir kopyasıdır; bu, taşıdıktan sonra kaynak öğeleri silmeniz gerektiği anlamına gelir. Sürüm geçmişini veya oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilen özelliklerin özelliklerini korumaz.
2. Taşı / Kopyala
Kullanışlı ve basit olsa da, Taşı ve Kopyala komutları yalnızca SharePoint Online'da kullanılabilir. Bu seçenek, belgeleri OneDrive İş veya SharePoint'ten SharePoint veya OneDrive'daki bir hedefe taşımanıza olanak tanır. Dosyayı seçin ve iki komuttan birine tıklayın. Buraya taşı seçeneği, belgenizi meta veriler ve sürüm geçmişi korumasıyla aynı kitaplıktaki farklı bir klasöre, başka bir kitaplığa veya farklı bir siteye taşıyacaktır.
Bu yöntem basit ve anlaşılır olduğu için son kullanıcılar için idealdir. Hem dosya hem de klasörleri kopyalamanıza ve taşımanıza olanak tanır. En iyi şey, içerik türlerini, özel meta veri sürüm geçmişini ve bunlar tarafından oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilen özelliklere sahip olmasıdır. Bununla birlikte, Kopyala komutu yalnızca en son sürümü korur - ana dezavantaj bu yöntemin SharePoint Online'a özel olduğu gerçeğidir.
3. İçeriği ve Yapıyı Yönetme
SharePoint Server’ın yayın altyapısı özelliğini etkinleştirirseniz, Site Yönetimi’ne giderken İçeriği ve Yapıyı Yönet bağlantısını görebilirsiniz. Bu özelliği kullanarak belgeleri taşıyabilir / kopyalayabilirsiniz. Bu özellik, özellikler tarafından oluşturulan, oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilen sürüm geçmişini koruyarak aynı anda birden çok belgeyi taşımanıza yardımcı olacak en iyi kesmelerden biridir. İçerik türü ve meta veriler de bu yöntem kullanılarak korunur.
Ancak, yayınlama özelliğini açmanız gerekir. O zaman bile, birden fazla klasörü taşıyamazsınız. Belki de bu yöntemin en büyük dezavantajı, kullanmak için bir site sahibi olmak zorunda olmasıdır. Oh, ve sadece tek bir site içerisinde çalışıyor.
4. İçerik Düzenleyici
İçerik Düzenleyici özelliğini etkinleştirin ve kullanmak istediğiniz yönlendirme kurallarını seçin ve taşımak istediğiniz belgeyi açılır kütüphaneye yerleştirin. Bu yöntem ayrıca belgeleri başka bir siteye taşımanıza olanak tanır. Yapılandırması biraz zaman alıyor ancak bunu yalnızca bir kez yapmanız gerekiyor. Ayrıca içerik türlerini ve özel meta verileri korur.
Sürüm geçmişini korumaz ve bir yönetici gerektirse de, belgenizi bir klasöre yönlendirmenizi sağlayan kullanışlı bir özelliğe sahiptir.
5. SharePoint Geçiş Aracı
Microsoft, SharePoint'teki belgelerin taşınmasının biraz zor olabileceğini bilir. Bu yüzden şirket ücretsiz SharePoint Migration Tool ile geldi. Bu araç, SharePoint sitenizdeki dosyaları, klasörleri ve hatta listeleri içeren küçük ve büyük ölçekli geçişlerden her şeyi işler. Öğeler OneDrive veya SharePoint'e taşınır.
Bu yöntemin en belirgin yararı, aracın büyük göçleri yönetme yeteneğidir. Aynı zamanda çok özelleştirilebilir ve sürüm tarihini korur. Ancak, 2013'ten önceki SharePoint sürümleriyle uyumlu değildir. Buna karşın, bazı üçüncü taraf geçiş ürünleri daha da özelleştirilebilir.
6. Üçüncü Taraf Ürünleri
Çoğu üçüncü taraf belge göçü ürünü ücretsiz değildir ancak özellikle büyük ölçekli göçler için fevkalade performans sergilerler. Ölçeklendirilebilir ve özelleştirilebilir olma eğilimindedirler. Bu ürünlerin çoğu, içerik türleri, meta veriler, tüm özellikler ve sürüm geçmişi dahil olmak üzere her şeyi tutabilir.
Öte yandan, bu yöntemin maliyeti var. Belgeleri taşımanıza yardımcı olacak bir araç için ödeme yaptığınızı düşündüğünüzde, SharePoint'in neden kullanıcı dostu bir seçenekle gelmediğini merak etmeye başlarsınız. Buradaki diğer bir dezavantaj, üçüncü taraf ürünlerinin bunları yapılandırmak ve çalıştırmak için bir yönetici gerektirmesidir.
7. Özel Çözüm
Son olarak, kendi özel çözümünüzü REST API gibi çeşitli tekniklerle kodlayabilirsiniz. Son kullanıcının hiçbir şeyi yönlendirmesi gerekmez, istediğiniz kadar kişiselleştirebilir ve her şeyin belgelerde saklandığından emin olabilirsiniz. Diğer yandan, kod yazmanız ve kodun yazılması ve sürdürülmesi için biraz zaman harcayabiliyor olmanız gerekir; bu, ürün güncellemeleri sırasında özellikle zor olabilir.
Yönteminizi Seçin
SharePoint'te belgeleri taşımak için daha birçok yöntem vardır, ancak bunlar ihtiyaçlarınızın çoğunu kapsamalıdır. İlk önce neye ihtiyacınız olduğunu düşünün ve yakında her biri için hangi yöntemi kullanacağınızı bileceksiniz.
Bu yöntemlerden hangisini tercih edersiniz? Birden fazla kullandın mı? Tartışır.
