Kuruluşunuz Google Dokümanlar veya Google Apps'ı kullanıyorsa veya bunu yapan kuruluşlarla çalışıyorsanız, hangi belgenin kime baktığını ve ne zaman yararlı bilgiler alabileceğini bilerek. Herkesin bir taslak, şartlar ve koşullar, en son gönderiminiz, politikalar ve prosedürler veya başka önemli bir belgeyi okumasını sağlamaktan, hesap verilebilirliğin önemli olduğu her durumda, kimin ve ne zaman yaptığını görmenin önemli bir bileşeni olduğunu görebilmek.
Ayrıca Google Dokümanlar İçin Özel Yazı Tiplerini Yükleme makalemize bakın.
Yakın zamana kadar Google Dokümanınızı kimin görüntülediğini göremediniz. Kimin düzenlediğini görebilir, ancak kimin okuduğunu göremezsiniz. Bir yorumu kaydetmediler, düzenleyemedi veya bırakmadılarsa, belirli bir kişinin belgenin en son sürümünü okuyup okumadığı hakkında hiçbir fikriniz yoktu. Ayrıca, Google Dokümanlar'ı salt okunur izinlerle paylaşabildiğiniz için, dokümanı bazı kişilerle dokümanı incelemek, ancak değişiklik yapmamak amacıyla paylaşabilir.
Artık bir kuruluşta çalışıyorsanız, şeyleri yapılandırabilir ve böylece Google Dokümanınızı kimin görüntülediğini görebilirsiniz. Google Dokümanı’nı Google Apps’ın ücretsiz sürümünde kullanıyorsanız, Google Dokümanı’nı kimin görüntülediğini göremiyorsunuz.
Google, Google Dokümanı’nın Google Apps’ı ve güvenilir e-posta barındırma içeren Google Apps’a kimlerin baktıklarını görme özelliği ekledi. G Suite, şirket etki alanı adı için e-posta düzenlemek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler arasında çok popülerdir.
Google Apps Etkinlik Monitörü
Bir kuruluş içinde Google Apps kullanıyorsanız ve işbirliği için veya yalnızca belgeyi okumak için bir Google Dokümanı'nı başkalarıyla paylaştıysanız, Google Dokümanı dosyasının “geçmişini görüntülemek” görmek için Etkinlik İzleyicisi'ni kullanabilirsiniz.
- Görünüm geçmişine bakmak istediğiniz Google Dokümanı'nı açın
- Ardından sağ üstteki yukarı yöndeki ok simgesine tıklayın veya Araçlar açılır menüsüne gidin
- Aktivite İzleyiciyi açın
- Ardından, kuruluş sekmenizin Tüm görüntüleyenleri tıklayın
Bu işlem, her izleyicinin son görünümünün tarihi ve saati dahil olmak üzere belgedeki görünümleri izlemenizi sağlar. Google Dokümanınızda geçmişe bakma seçeneğini görmüyorsanız, büyük olasılıkla bir Gmail hesabıyla aldığınız her Google Apps hesabıyla birlikte gelen Google Dokümanlar'ın ücretsiz sürümüne giriş yapmış olmanız anlamına gelir.
Görüntüleyenler ve Yorumlar Eğilimler
Google Dokümanınızı kimin görüntülediğini ve Etkinlik Monitörü'nün ne zaman görüntülendiğini görmenin yanı sıra, kişilerin belgenizde ne zaman görüntülendiğini veya yorum yaptığını da görmenizi sağlar.
Görüntüleyenler Trend - size, 7 gün ile “her zaman” arasında seçtiğiniz herhangi bir zaman aralığında benzersiz görüntüleyenlerin sayısını gösteren bir çubuk grafik gösterir.
Yorumlar Trend - size 7 günden “her zaman” a kadar herhangi bir zaman aralığında yorum eğiliminin çubuk grafiklerini gösterir.
Geçmişi Göster'i kapat
Gizli bir dosya üzerinde çalışıyorsanız veya kamu tüketimi için olmayan bir şey kullanıyorsanız bu özelliği devre dışı bırakabilirsiniz. Gizliliğe katkıda bulunmamakla birlikte, zihni rahatlatmak için bir ayardır.
- Google Dokümanı'nı aç
- Dokümanınızın sağ üst tarafındaki yukarı yönlü trend okuna tıklayın veya açılır menüden Araçlar'a gidin
- Aktivite İzleyiciyi açın
- Belge Ayarı altında, Bu belgenin görünüm geçmişimi kapalı göster
Google Dokümanınızı kimin değiştirdiğini görün
Görüşlerin sayılması hesap verebilirlik ve bir belgeyi gönderdiğiniz kişilerin gerçekten okumak için belgeyi yazdıklarından emin olmak için faydalıdır, ancak sürüm kontrolü daha önemlidir. Özellikle de düzenlenmiş bir endüstride çalışıyorsanız. Sürüm kontrolü, Google Dokümanlar'ın bir süredir yaptığı bir işlemdir ve bir dokümanı kimin düzenlediğini, kaydettiğini veya paylaştığını gösterecektir.
Sürüm kontrolü ile ilgileniyorsanız veya kimsenin dosyayı kilitlemeden yapmaması gereken değişiklikler yapmadığından emin olmak istiyorsanız, öğrenebilirsiniz.
- İzlemek istediğiniz bir Google Dokümanı açın
- Dosya ve Sürüm Geçmişini Seçin
- Sürüm Geçmişine Bakın'ı seçin.
Ekranınızın sağında, söz konusu belge için her kaydetme ve düzenleme işlemini gösteren bir kaydırma penceresi görünmelidir. Google Apps’ın nasıl kurulduğuna bağlı olarak, dokümanın en üstündeki the Son düzenleme yapıldı… ’bağlantısını seçerek de bu verileri görebilirsiniz. Seni tamamen aynı yere götürür.
Bu slayt penceresinde, düzenlemeler yapılmadan önce belgenin önceki sürümünü görüntüleme seçeneğiniz de olmalıdır. Bu, ne zaman ve kim tarafından ne gibi değişiklikler yapıldığına dair bir denetime sahip olduğunuz için sürüm kontrolü için önemlidir. Bazı değişiklikler yaptıysanız, üzerinde uyuyorsanız, fikrinizi değiştirirseniz ve geri almak istiyorsanız da kullanışlıdır.
Google Dokümanınızı kimin paylaştığını görün
Ayrıca Google Dokümanınızı kimin ve ne zaman paylaştığını da görebilirsiniz. Ayrıca, paylaşım ayarlarını da görebilirsiniz, böylece belgenize erişimi daha iyi kontrol edebilirsiniz.
- Google Drive'ı açın ve sağ üstteki yuvarlak 'i' simgesini seçin
- Sağda görünen kaydırıcıdan Etkinlik'i seçin.
Dokümanın paylaşılıp paylaşılmadığını, dokümanı en son kimin düzenlediğini ve bu konuda en son ne zaman yapıldığını görmelisiniz. Kısa ama bilmeniz gerekenleri size anlatıyor.
Paylaş'ı seçerek belgenin içinden de kontrol edebilirsiniz. Bireylerin adları açılan pencerede görünecektir. Birden fazla kişi varsa, bir isim seçin ve tüm isimlerin listesi görünecektir.
Google Dokümanınızı kimin görüntülediğini, değiştirdiğini, paylaştığını veya herhangi bir şekilde onunla etkileşime girdiğini görmek böyle. Yalnızca bireylere değil, kuruluşlara kayıtlı Google Apps ve Google Dokümanlar için çalışır, ancak işe yarar!
