Google'ın kuruluşlar için Gmail, Dokümanlar, Sürücü ve Takvim'i içeren ücretli uygulama kümesi olan G Suite kullanıyorsanız, paylaşılan Google Drive dosyaları için son kullanma tarihleri belirlemenizi sağlayan az bilinen bir özellik kullanabilirsiniz. Paylaşılan bir dosyaya bir son kullanma tarihi belirleme özelliği, geçici olarak başkalarına veya dış yüklenicilere sınırsız erişim izni vermeden veri paylaşımı için yararlıdır. Ortak proje taslaklarını paylaşmak için de harikadır, böylece ekibinizdeki hiç kimsenin yanlışlıkla verilerinizin eski bir kopyasına erişmemesini sağlayabilirsiniz.
Elbette bir dosyayı her zaman manuel olarak paylaşabilirsiniz, ancak paylaşılan her dosya için bunu hatırlamanız gerekir. Çok sayıda farklı kişiyle çok sayıda dosya paylaşıyorsanız, bu hızlı bir şekilde pratik hale gelebilir ve dosyaları başlangıçta paylaşırken otomatik son kullanma tarihlerinin ayarlanması gerçekten işe yaramaktadır. Öyleyse paylaşılan Google Drive dosyalarındaki son kullanma tarihlerini nasıl ayarlayacağınız.
Paylaşılan Google Drive Dosyaları İçin Son Kullanım Tarihlerinin Sınırlamaları
Öncelikle, otomatik son kullanma tarihi özelliğinin şu anda yalnızca ücretli Google Apps hizmetinin kullanıcıları tarafından kullanılabildiğini açıkça belirtelim. Bu, ücretsiz Google hesabı kullanıcıları veya G Suite’ın eski ücretsiz sürümünde olanlar için kullanılamaz.
Ayrıca, yukarıdaki sınırlamanın yalnızca paylaşılan Google Drive son kullanma tarihlerini ayarlama becerisiyle ilgili olduğunu unutmayın. Son kullanma tarihi olan bir dosyayı paylaştığınız kullanıcıların, ücretli bir G Suite hesabına sahip olmaları veya G Suite kuruluşunuzun bir parçası olmaları gerekmez (paylaşılan dosyalarınız için doğru izinlere sahip olduklarından emin olmanız gerekir, ancak aşağıda daha detaylı tartışıldı).
Paylaşılan Google Drive Dosyası için Son Kullanma Tarihi Ayarlama
Başlamak için, doğru Google Apps hesabını kullandığınızdan emin olarak Google Drive'ınıza giriş yapın.
Alternatif olarak, dosyayı zaten açmışsanız sağ üst köşedeki Paylaş düğmesini tıklatabilirsiniz.
Dosyanın uygun kullanıcılarla paylaşılmasını sağladıktan sonra, sağ alt köşedeki Yukarıdaki Paylaşılan metni veya Gelişmiş düğmesini tıklayın. Görünen kullanıcılar listesinden, imleci kullanıcılardan birinin üzerine getirin, kronometre / saat simgesinin göründüğünü göreceksiniz.
Bu simgeye tıklayın ve daha sonra Erişim sona ermesinin yanındaki açılır menüden istediğiniz sona erme süresini seçin :
İşiniz bittiğinde, otomatik son kullanma tarihini etkinleştirmek için mavi Değişiklikleri kaydet düğmesini tıkladığınızdan emin olun. Bu tarihe ulaşıldığında, kullanıcı artık dosyaya erişemez. İndirmelerini ve sona erme ayarlarınızı atlamasını önlemek için, izinlerinin Görünüm veya Yorum olarak ayarlandığından emin olun ve ardından paylaşımcıların ve görüntüleyenlerin indirmek, yazdırmak ve kopyalamak için seçenekleri devre dışı bırak etiketli paylaşım penceresinin altındaki kutuyu işaretleyin. .
Bu menüye dönerek, saat simgesini tekrar tıklatarak ve sonra Son kullanma tarihi iptal et'i tıklatarak paylaşım zaman aşımını ayarlayabilir veya iptal edebilirsiniz.
G Suite'im Var ancak Saat Simgesini Görmüyorum
Hesabınızda bu adımları uyguladıysanız ancak yukarıda açıklandığı gibi saat / kronometre simgesini göremiyorsanız, uyumlu bir Google Apps hesabınız olmayabilir. Daha önce belirtildiği gibi, Google ne yazık ki paylaşılan dosya son kullanma tarihlerinin oluşturulmasını mevcut Google Apps hizmetinin kullanıcılarıyla sınırlandırmaktadır.
Ayrıca ne yazık ki, Google yıllar boyunca hizmetindeki değişikliklerle ilgili çok net bir açıklama yapmamıştır, bu nedenle bir Google Apps hesabınız olsa bile, Google’ın “eski” Google Apps hizmeti altında oluşturulmuş olabilir ve bununla uyumlu olmayabilir. özellik. Kafa karıştırıcı, değil mi?
Ancak, paylaşılan dosyalar için son kullanım tarihleri oluşturmak için yalnızca modern bir Google Apps hesabına ihtiyacınız olduğunu unutmayın. Bu uyumlu hesaba sahip olduğunuz sürece, kuruluşunuzun içinde ve dışında bulunan herhangi bir Google hesabının son kullanma tarihlerini paylaşabilir ve yapılandırabilirsiniz.
