Birkaç gün izin almak istemezseniz ve müşterilerden veya iş arkadaşlarınızdan tonlarca e-posta ve telefon görüşmesi almaya devam ediyor musunuz? Tabii, bazılarının uzakta olduğunu bilmelerine izin verebilirsin, ama ya gelen kutularını kontrol etmezlerse?
Ayrıca Outlook'ta Bir E-postayı Otomatik Olarak İletme makalemize bakın.
Çalışırken bile, izin süreniz boyunca yalnız değil, herkesle iletişim kuramazsınız. Bununla birlikte, şansınız, tatildeyken bile işle ilgili e-postalarla patlatılacağınızdır. Neyse ki, belirli bir zaman dilimi boyunca müsait olmadığınızı herkese bildirmenin bir yolu var.
Bir Otomatik Yanıtlayıcı Kurma
Microsoft Outlook kullanıyorsanız, insanları arkanızdan uzak tutmak için kullanabileceğiniz çok basit bir yöntem vardır. Buna Otomatik Yanıtlayıcı denir. Bunun esas olarak yaptığı, izin süreniz boyunca sizinle iletişim kuran herkese önceden programlanmış bir cevap göndermektir.
Bu, sadece dakikalar, saatler veya hatta günler veya aylar öncesinden kurulabilir. Otomatik yanıtlama göndermek, ailenizle birlikte kaliteli zaman geçirmek veya güneşli bir sahilde oturmak için her gün onlarca işle ilgili e-posta bildirimi almamanızı sağlayabilir.
Otomatik Yanıtlayıcı'yı Outlook'ta nasıl kuracağınız ve artık gerekli olmadığında kapatabilirsiniz.
Otomatik Cevap Kurulumu
- Otomatik Cevap Gönder düğmesine tıklayın.
- Onay kutusundaki Yalnızca Bu Zaman Aralığı Sırasında Gönderme seçeneğini işaretleyin.
- Otomatik cevabınıza gerekli parametreleri vermek için bir başlangıç tarihi ve bitiş tarihi girin. Bunu yaparken Başlangıç saati ve Bitiş saati alanlarını kullanın.
Muhtemelen iki sekme olduğunu fark ettiniz:
- Organizasyonumun İçinde
- Organizasyonumun Dışında
Kuruluşumun İçinde alanına tıkladığınızda tüm otomatik yanıtların çalıştığınız kuruluşa (örneğin üniversitenize veya şirketinize) kayıtlı olan e-posta adreslerine gönderilmesini isteyecektir. Tek yapmanız gereken mesajınızı yazmak ve kaydetmek için Tamam'a tıklamak.
Kuruluşumun Dışında seçeneği, dış e-posta adresleri için tasarlanmıştır. Otomatik bir cevap ayarlamak için nasıl kullanabilirsiniz:
- İlk önce, Organizasyonum Dışında sekmesini seçin.
- Kuruluşunuz dışındaki kişiler için Otomatik Yanıt seçeneğini işaretleyin. Bu, e-postaları yalnızca kişisel bağlantılara veya kuruluş dışındaki herkese göndermek için ayarlanabilir.
- Mesajı metin kutusuna girin ve istediğiniz şekilde düzenleyin.
- Şirket içi yanıtlar için yaptığınız gibi bir başlangıç zamanı ve bitiş zamanı ayarlayın.
- Mesajı kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.
Devre Dışı Bırakma Süreci Hakkında Ne?
İşyeri dışı cevaplarınızı devre dışı bırakmak için basit bir prosedür izlemeniz gerekir. Önce Dosya sekmesini, ardından Bilgi sekmesini ve sonra Otomatik Yanıtlar düğmesini tıklamanız gerekir.
İşaretlemek için iki seçenek verilecektir:
- Otomatik cevap göndermeyin
- Otomatik cevaplar gönder
İlk seçeneği seçtiğinizde otomatik cevaplama özelliği kapanacaktır. Bunu hem kurum içi hem de harici cevaplar için yapmanız gerekir.
Son Söz
İnsanlara otomatik yanıt göndermeye devam etmek istiyorsanız, yeni bir tarih ve saat ayarlamanız gerekeceğini unutmayın. Bu özellik kapalıysa, devre dışı bırakma adımlarını izlemeniz ve bunun yerine Otomatik Yanıtları Gönder seçeneğini seçmeniz gerekir. Bu, zaman aralığı alanlarını yeniden düzenlemenize ve giden mesajı ayarlamanıza olanak sağlar.
