E-posta, ekip üyeleri arasında iletişim kurmaktan sonraki birkaç ay boyunca yapılacak projelerin planlanmasına kadar, 21. yüzyılda çalışmak için kesinlikle gereklidir. Tabii ki sorun, akıllı telefonlar ve tabletler çağında, herhangi bir zaman için işten ayrılmanın imkansız gibi görünmesi. Akıllı telefonunuzdaki e-posta temelde çoğu şirket için bir zorunluluktur, ancak bu, işvereninizin size her an temelde ulaşabileceği anlamına gelir. Herkes işten, zamandan e-postalardan, çağrılardan ve geride bırakmak zor bulduğumuz tüm iletişim araçlarından uzak bir ara vermeyi hak ediyor. İster tatilde olun, ister ailenizle veya arkadaşlarınızla biraz kaliteli zaman geçirmek isteyin, Outlook'u ofis dışında bırakma mesajı vermek, bir süre işi geride bırakmak için ilk adımdır. İşte nasıl yapılacağı.
Ayrıca Dropbox Vs Google Drive makalemize bakın - Hangisi Daha İyi?
Neden ofis dışında bir mesajla uğraşıyorsun?
İşyeri dışında bir mesaj oluşturmak patronunuzu mutlu etmeyebilir, ancak en azından çalışma topluluğunuzdaki herkesin ve dışarıdaki kişilerin iletişim için size ulaşmaya çalışmasına izin verir. Öyleyse neden bir ofis dışı mesajı oluşturmak önemlidir? Aslında, gerçeklerin bir kaç nedeni var:
Meslektaşlarınızın, yöneticilerinizin ve müşterilerinizin belirli bir süre için bağlantıda olmadığınız durumlara izin vermesi iyi bir yoldur . Bu, özellikle birkaç günden daha uzun süre tatildeyseniz geçerlidir.
Bu profesyonel . Birinin bir konuda yardımınıza ihtiyacı varsa veya bir müşterinin sorgusu varsa, belirli bir süre boyunca buralarda olmadığınızı bilmelerini sağlayın. Siz geri dönene kadar beklemek zorunda olduklarını veya başka birine yaklaşabileceklerini biliyorlar. Her ikisi de işe ve sana yardım eder.
İnsanlara seni rahatsız etmemelerini söyler . Ofis dışında bir mesaj gönderirseniz, insanlar tatilde olduğunuzu, kişisel zamanınızı ya da her neyse aldığınızı bilir. Ondan sonra sizi arama veya SMS gönderme olasılıkları daha düşüktür.
Patronuna şikayet etmesi gereken bir şey daha var . Zorlu bir patron için çalışıyorsanız ve geri çekilmek istiyorsanız, direnç alacaksınız. Oysa oyunu oynar ve profesyonelce hareket edersen, disiplin perspektifinden yapabilecekleri çok az şey vardır.
İşe geldiğinde önemli olan bir şey varsa, kendini her zaman en belirgin anlamda profesyonel olarak temsil etmeni sağlamaktır.
Bir Outlook'u ofis dışı mesajına ayarlama
İşyeri dışında bir yanıt mesajı belirleme, Outlook 2016 veya daha önceki bir sürümünü veya Outlook'u Office 365'te kullanmanıza bağlı olarak biraz farklılık gösterir.
Outlook 2016 ve öncesi
Bu süreçte oldukça birkaç adım var, ancak yapılması oldukça kolay.
- Yeni bir e-posta oluşturun ve işyeri yanıtınızı yazın. Konuya İşyeri Dışı Dahil Et, ancak hedefi boş bırak.
- Dosya ve Farklı Kaydet'i seçin.
- Türü olarak kaydet yazdığı Outlook Şablonu olarak kaydedin.
- Kuralları ve Uyarıları Yönet'i seçin ve mesajı uygulamak istediğiniz hesabı seçin.
- Yeni Kural'ı seçin.
- Aldığım mesajlarda kural uygula'yı seçin ve İleri'ye basın.
- Adımın Kime kutusunda olduğunu seçin ve İleri'ye basın ve açılır pencereyi onaylayın.
- Belirli bir şablon kullanarak yanıtı seçin ve alt bölmedeki metin bağlantısını tıklayın.
- Daha önce yaptığınız şablonu seçin ve Aç'ı seçin. Sonrakine tıkla.
- Otomatik cevaplara otomatik cevaplar göndermekten kaçınmak için otomatik bir cevap olup olmadığını seçin. Sonrakine tıkla.
- Kurala anlamlı bir ad verin ve bu kuralı aç seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun.
- Son'u ve ardından Tamam'ı seçin.
Bu, ofis dışında otomatik yanıt oluşturup etkinleştirecek. Bu işlem aktif olacağı hesabı belirtirken, aynı zamanda tüm e-posta hesaplarına aktif olarak ayarlayabilirsiniz. 11. adımda kuralı açtığınızda, altında tüm hesaplarda etkin olacak kuralı seçme seçeneğiniz vardır. Gerekirse ve kaydederseniz, bunu etkinleştirin.
Outlook'u ofisten çıkarma mesajını kapatın
Tatilden döndüğünüzde ya da her ne yaptıysanız, otomatik olarak kapanmayı hatırlamanız gerekir.
- Outlook'ta Dosya'yı seçin.
- Kuralları ve Uyarıları Yönet'i ve ardından E-posta kurallarını seçin.
- Hesabı seçin ve otomatik olarak kuralınızın yanındaki kutunun işaretini kaldırın.
- Değişiklikleri kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.
Şimdi resmen eziyete geri döndün!
Office 365'te bir ofis dışı iletiyi ayarlama
Office 365 hesapları, Outlook hesabının POP, IMAP veya Exchange kullandığı Exchange uygulamasını kullanır. Süreç büyük ölçüde aynıdır ancak kendi adımlarını garanti altına almak için yeterince farklıdır.
- Outlook içinden Dosya ve Otomatik Yanıtlar'ı seçin.
- Otomatik cevap gönder'i seçin.
- İsterseniz bir zaman çizelgesi ayarlayın. Bu, geri döndüklerinde bile otomatik olarak aktif bırakan benim gibi unutkan türler için kullanışlıdır.
- Kuruluşumun İçinde sekmesinin etkin olduğundan emin olun ve mesajınızı ekleyin.
- Kuruluşumun Dışını Seçin ve oraya ilgili bir mesaj da ekleyin. Sizi dış dünyadan kimin e-posta ile gönderdiğine bağlı olarak, Kişilerimi kontrol etmeniz gerekebilir, aksi takdirde e-postalar bültenler, bildirimler ve hatta spam dahil olmak üzere herkese gönderilir.
- Etkinleştirmek için tamamlandıktan sonra Tamam'ı seçin.
İşlem, Outlook 2016’da olduğundan biraz daha kısa, ancak sonuç aynı. Bir zaman çizelgesi belirleme yeteneği temiz ve Outlook 2016'nın bir kullanıcısı olarak, bu özelliğin yakında bu sürüme geçmesini umuyorum.
Office 365'teki ofis dışı iletinizi kapatın
Zamanlayıcıyı kullanmak istemiyorsanız, erken dönün veya ofis dışında mesajınızı iptal etmeniz gerekiyorsa, yapabilirsiniz.
- Outlook'u açın ve Dosya'yı seçin.
- Otomatik Yanıtlar'ı seçin ve ofis dışı kuralı vurgulayın.
- Otomatik cevap gönderme.
Bu, Exchange'in hemen iletileri göndermesini durduracak, bu nedenle devre dışı bıraktıktan sonra yanıtlamaya hazır olduğunuzdan emin olun.
Artık bir Outlook'u iş dışında bırakma mesajını nasıl ayarlayacağınızı biliyorsunuz, işten daha fazla zaman ayırmamak için mazeret yok. Bununla iyi şanslar!
