Nasıl yapılır: google gmail’i yardım masası çözümü olarak kullanmak

Google’ın Gmail hizmeti, gerçekten güçlü bir web tabanlı e-posta çözümüdür. Ve öncelikle e-posta için uygun olduğunu varsaymak kolaydır. Ve evet öyle. Ancak, kutunun dışında biraz düşündüğünüzde, Gmail’i düşünmemiş olabileceğiniz şeyler için kullanmayı bırakmayı öğrenebilirsiniz.

Gmail, şirketinizin yardım masası ihtiyaçları için ücretsiz bir çözüm olarak kullanılabilir mi?

Geleneksel Yardım Masası Çözümleri

Herhangi bir yardım masası çözümünün arkasındaki fikir, müşterilerden gelen talepleri kabul etmek ve personelin bu talepleri cevaplamasına ve yönetmesine izin vermektir. Ortak özellikler arasında birden fazla departman, bilet numaraları ve belki de geçmiş cevaplar için bir bilgi bankası bulunur. Bu tür bir yazılım oldukça temelden oldukça ileri düzeye kadar değişebilir ve genellikle web tabanlıdır.

Bazı çözümler Yardım Masası Lite gibi çözümleri ücretsiz olarak Kayako eSupport veya IssueTrak içerebilir. Açık Kaynak Yardım Masası Listesi adlı bir site (tahmin ettiğiniz gibi) açık kaynak yardım masası çözümlerini listeler.

Genellikle, bu tür çözümlerin, e-postaları doğrudan bilet sistemine belirli bir e-posta adresine yönlendirmenin bir yolu vardır. Böylece bir müşteri bir e-posta gönderir, bir e-posta kutusuna gelir, daha sonra biletleme sistemine yönlendirilir, bir bilet numarası verilir ve şirketin personeli tarafından işleme alınmak için sırada oturur.

Bu, genel bir e-posta adresiyse, bununla birlikte, spam sorunlarını açar. Sunucu tarafı çözümler, gelen spam'leri çok iyi idare etmeyebilir.

Tamam, ama Gmail?

Gmail, gerçekten de ücretsiz bir web tabanlı e-posta sistemidir. Ancak, bunun için birkaç şey var:

1. Ücretsizdir.
2. İnanılmaz spam algılama ve filtreleme özelliklerine sahiptir
3. Gelen mesajları düzenlemek ve etiketlemek için harika yollar sunar.
4. Konuşma dizileri otomatik olarak gruplandırılır ve her isteğin özünürlüğe kadar izlenmesi kolaylaşır.

Peki, bunun için Gmail’i nasıl kullanırız?

Yapmanız gereken ilk şey yardım masası yazılımınızın ihtiyaçlarını değerlendirmektir. Birden fazla bölümünüz var mı? Kesinlikle bilet numaralarınız atanmış olmalı mı? Bilgi bankasına mı ihtiyacınız var?

Eğer atanmış bilet numaralarına ihtiyacınız varsa? Gmail orada size yardımcı olamaz. Aynı şekilde, Gmail’in geçmiş sorular hakkında bir bilgi bankası oluşturması da mümkün değildir. Ancak, bu kendi SSS'inizi veya bilgi bankanızı ayrı ayrı oluşturamayacağınız anlamına gelmez.

Gmail’i kullanmak istediğinizi varsayalım. Bir Gmail hesabı oluşturun ve hesap için olabildiğince açıklayıcı olan bir ad kullanmaya çalışın. Şirketinizdeki her departmanın kendine ait olması için birden fazla Gmail hesabı oluşturmak bile isteyebilirsiniz. Bu seçim, yine ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Şirketiniz küçükse, belki de gelen mesajları uygun departmana ayıran bir kişi (sekreter gibi). Belki de grubunuzdaki kişi sayısı azdır, bu nedenle hesaptaki mesajları nasıl düzenleyeceğiniz konusunda hemfikir olabilirsiniz. Bununla birlikte, çok fazla istekte bulunacaksanız, birden fazla Gmail hesabı oluşturmak isteyebilirsiniz.

Gmail’de bir tatil bildirimi düzenlemek istersiniz. Bununla birlikte, bunu tatil bildirimi olarak kullanmayacaksınız. Gelen biletin otomatik onaylanması olarak kullanacaksınız. Müşterinize, evet, mesajlarının alındığını söylemenin bir yolu. Bunu ayarlamak için Ayarlar'a gidin. Tatil yanıtlayıcısını açmak için radyo düğmesini seçin, ardından göndermek istediğiniz mesajı yazın.

Genel e-posta adresiniz olarak hareket etmek amacıyla kendi etki alanınızda bir e-posta hesabı oluşturmak isteyeceksiniz. Muhtemelen müşterilerinizin sizi bir GMAIL.COM adresinde e-posta ile göndermelerini istemiyorsunuzdur, çünkü bu profesyonelliğin olmadığı fikrini ortaya çıkarabilir. Dolayısıyla, kendi e-posta hesabınızı kurun ve e-posta istemciniz olarak Gmail’i kullanarak e-postaları sunucunuzdan alın. Bunu yapmak için, Ayarlar -> Hesaplar bölümüne gidin. “Diğer Hesaplardan Posta Al” altında, “Başka bir posta hesabı ekle” yi seçin. Gmail’in kontrol etmesini istediğiniz e-posta adresini girebileceğiniz bir pencere açılır. Daha sonra söz konusu e-posta hesabına bir POP3 bağlantısı için kullanıcı adını, şifreyi ve sunucu adresini gireceksiniz. Gmail’in iletiyi Gmail’e indirildikten sonra sunucudan kaldırmasını seçmenizi tavsiye ederim.

Sonra, ayrıca Ayarlar -> Hesaplar sekmesinden, bu e-postayı giden e-posta adresinizi yapmak istersiniz. Bunu yapmazsanız, Gmail’den gönderdiğiniz tüm e-postalar, iade adresi olarak Gmail.com’a sahip olacaktır. Bu nedenle, şirket e-postanızı Gmail’e “Farklı Posta Gönder” altındaki bir giriş olarak girin. Gmail bu e-posta adresine bir onay kodu gönderir. Bu kodu aldığınız e-postadan alın, Gmail’e ekleyin ve o andan itibaren bu hesabı kullanarak Gmail’den e-posta gönderebilirsiniz. Bu yeni adresi varsayılan giden e-posta hesabınız olarak ayarlayın.

Bu yapıldıktan sonra, hiç kimse, e-postanın başlıklarına bakmadıkça Gmail’i kullandığınızı söyleyemez.

Ardından, mesajları düzenlemek için kullanacağınız bazı etiketleri ayarlamak isteyeceksiniz. Belki her bölüm için etiketler. Belki de iletinin kullanıldığını, iletildiğini veya hala yanıtlanmayı beklediğini gösteren etiketler. Yarattığınız etiketler size kalmış, ancak önceden planlayın, çünkü Gmail'i büyük bir karışıklık sorusu yerine, gelen iletiler için organize bir platforma dönüştürecek etiketler.

İletilerinizi daha da düzenlemek için Gmail'in filtrelerinden de yararlanabilirsiniz.

Müşteriler Nasıl İstek Göndermeli?

İki ana seçenek web tabanlı bir form kullanmak veya e-posta adresini doğrudan web sitenize yayınlamak olacaktır. Açıkçası, eğer adresi doğrudan yayınlarsanız, adresin örümcekler tarafından ele geçirilmesi ve spam listelerine yerleştirilmesi çok muhtemeldir. Ancak, Gmail’in spam filtreleme özelliği mükemmeldir ve gelen kutunuza çok fazla spam gelmesi beklenmez.

Bir form kullanıyorsanız, e-posta konu satırını e-postaya zorlamamaya dikkat edin. Gmail’in iş parçacığı yeteneği, onu iyi bir yardım masası çözümü yapan güçlü şeylerden biridir ve özdeş konu satırları her şeyi yanlış bir şekilde tek bir iş parçacığında gruplayacaktır. Bu nedenle, bunu yaparsanız, müşterinin size bir istek gönderirken kendi konu satırını oluşturabildiğinden emin olun.

Gmail’in Ötesine Bakalım

Gmail harika, ancak Google’ın diğer çözümleri de Google’ı iş iletişimi ihtiyaçlarınız için mükemmel bir platform haline getiriyor. Örneğin, bir Gmail hesabı oluşturmak da Google Takvim’e erişim sağlar (bu, bir görev takvimi ve görev hatırlatmaları olarak kullanılabilir). Müşterilerden gelebilecek belirli istek türlerinin nasıl ele alınacağına ilişkin belgeleri saklamak için Google Dokümanlar'ı kullanabilirsiniz. Personel arasında sohbet etmek için Google Sohbet'i kullanabilirsiniz. Google Sites'ı şirket intraneti olarak kullanabilir, şirket prosedürlerini ve diğer belgeleri web'de depolayabilirsiniz. Google Grupları, tüm şirket için özel bir e-posta listesi olarak kullanılabilir.

Gördüğünüz gibi Google’ın ücretsiz hizmetleri küçük işletmeler için harika çözümler üretebilir. Sadece kutunun dışında biraz düşünmelisin. ????